Digitaal Erfgoedconferentie 2010 IV: Masterclass E-depot

Na de lunch konden de deelnemers van het Erfgoedconferentie kiezen uit 7 workshops. De Masterclass van Peter Horsman had niet meteen de meeste aantrekkingskracht op mij. Liever had ik naar Les 2.0 of naar Social Media & Educatie gegaan, maar soms moet je kiezen voor verbreding van kennis.

Want het e-depot gaat komen. Maar wat weet ik er eigenlijk vanaf? Is Tresoar daar klaar voor? Wij 'kijken' vanaf de zijkant toe hoe andere instellingen experimenteren, wij kunnen leren van de fouten van anderen.

Peter Horsman heeft samen met René Spork van het Gemeentearchief van Rotterdam het boekje 'Het E-depot als avontuur' samengesteld. Het boekje heb ik nog niet gelezen, maar wel meegekregen. Als auteur van dit Archiefschoolschrift was hij gevraagd de workshop te verzorgen. Hij kwam met interessante uitspraken.

E-cultuur is meer dan digitaliseren, het betekent herontwerpen van de eigen systemen, investeren in duurzaamheid. Het heeft een enorme impact op de inrichting en manier van werken van de organisatie: een nieuwe informatiearchitectuur in relatie met de werkprocessen, gebruik van moderne archiveringsmethoden, standaarden voor beschrijvingen en zoekstrategieën. Gemeentearchief Rotterdam werkt al sinds 2004 aan de ontwikkelingen en realisatie van een E-depot.

Naast het Gemeente Archief Rotterdam hebben ook het Nationaal Archief, Koninlijke Bibliotheek, Nationaal Archief, Beeld & Geluid en Stadsarchief Amsterdam e-depots. Dit zijn echter niet dezelfde systemen en hier ontstaat een probleem.

De verschillende instellingen stellen verschillende eisen aan het binnenkomende materiaal voor het e-depot. Er is weinig samenhang. Een deelnemer van de masterclass noemde het 'een gebrek aan fatsoenlijke samenwerking'. Het IPO (interprovinciaal overleg) en de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) hebben beide ook verantwoordelijkheid voor de duurzaamheid van materiaal, maar wijzen naar elkaar, kunnen niet tot afspraken komen. Daarnaast dus nog de individuele experimenten van de archieven, die ook afzonderlijk het wiel uitvinden.... tsja, wat zal ik ervan zeggen....

Een andere deelnemer, werkzaam bij een universiteitsbibliotheek, barstte in lachen uit en vond dat de archieven er maar een potje van maken. En eigenlijk vind ik dat ook.

Wat heb ik bij deze workshop opgestoken? Ten eerste heb ik veel nieuwe termen geleerd. Daarnaast weet ik nu dat er veel gesproken wordt over hoe documenten duurzaam kunnen worden bewaard. Ook dat er  diverse initiatieven zijn die helaas (nog) niet op elkaar aansluiten. Ik blijf de ontwikkelingen vanaf de zijkant volgen en zal de publicatie van Spork en Horsman lezen. Daarna zal ik het boekwerkje aan Tresoar schenken voor de collectie.

Nog wel een interessant filmpje, die ik helaas niet kon 'insluiten' van de site van Gemeentearchief Rotterdam